Règlement

1. présentation de l’événement

Focus Cosplay est un event Photographie Cosplay privé, accessible uniquement après sélection. C’est un événement à but non lucratif, mais dont l’entrée est payante afin de couvrir les frais d’organisation.

L’événement se déroulera du 4 au 6 septembre 2026 au Centre Lorin de la Croix-en-Touraine – Rue Edouard André (37150 La Croix-en-Touraine) – et environs. Pour cette cinquième édition, l’événement sera limité à un nombre d’environ 150 participants, cosplayeurs et photographes tous confondus.

 

2. Calendrier 2026

a. Vendredi 30 Janvier : Annonce de la cinquième édition sur les réseaux sociaux.

b. Mercredi 25 Février : Ouverture des candidatures via un formulaire en ligne sur le site web de l’événement.

c. Mercredi 08 Avril : Fermeture des candidatures.

d. Mardi 21 Avril : Annonce de la sélection des Cosplayers 2026. Il est laissé quelques jours d’avance à ces derniers pour préparer leur programme et moodboard afin d’aider chacun à préparer ses réservations.

e. Vendredi 24 Avril : Annonce de la sélection des Photographes 2026.

f. Un mail sera envoyé à tous les sélectionnés pour leur annoncer la bonne nouvelle et leur indiquer la procédure à suivre pour régler les frais d’inscription de 32€ afin de confirmer leur présence. Un lien discord vous sera fourni pour vous permettre plus facilement de recevoir les informations officielles de l’événement et d’échanger avec les autres participants afin d’organiser vos journées de photoshooting.

g. Dimanche 03 Mai Minuit : Date limite de la confirmation des participants pour valider leur présence.
Attention : Passé cette date, toute personne n’ayant pas réglé ses frais d’inscription sera considérée comme non-présente à l’événement et leur place sera proposée à d’autres candidats.

h. Samedi 07 Juin : Un formulaire d’inscription des assistants leur sera envoyé et ils auront jusqu’à la date mentionnée pour enregistrer leurs assistants. Les frais de participants des assistants seront alors demandés en même temps, d’un montant de 32€ par assistant. Trois assistants par personne seront possibles.

i. Dimanche 26 Juillet : Fermeture des inscriptions des assistants. Passé cette date limite, il vous faudra vous adresser à l’organisation pour toute requête exceptionnelle.

 

3. Programme de l’événement

a. Jeudi 3 Septembre : 

1. 1. 1. 16h : Ouverture du point d’information pour enregistrement et récupération des badges.
      2. 22h : Fermeture du point d’information.

b. Vendredi 4 Septembre :

1. 1. 1. 9h : Ouverture du point d’information pour enregistrement et récupération des badges.
      2. 9h : Ouverture des lieux sous surveillance (consulter les pages des lieux pour vérifier les horaires individuels).

c. Samedi 5 Septembre :

1. 1. 1. 9h : Ouverture du point d’information.
      2. 13h : Photo de groupe ( Obligatoire ).
      3. 19h : Fermeture du point d’information.
      4. 20h : Soirée au “Centre Lorin de La Croix-en-Touraine”, plus d’informations à venir.

d. Dimanche 6 Septembre :

1. 1. 1. 9h : Ouverture du point d’information.

4. Sélection des participants

La sélection des participants (cosplayers et photographes) se font selon des critères qui n’ont pas changé depuis la création de l’événement.
Dans le cadre de nos sélections, l’apparence physique, les choix personnels ou la présence sur les réseaux sociaux ne sont et n’ont jamais été pris en compte dans la notation.
Il est important de noter que les qualités du photographe ne sont pas prises en compte pour la notation d’un.e cosplayer et inversement.

La notation de chacun des critères est notée sur 20 pour laisser place à une notation fine.

Pour les cosplayers, les critères sont les suivants :

• Rendu des costumes : costume ajusté à sa taille et morphologie, finitions propres, détails sur le costume, repassé et en bon état (sauf détérioration intentionnelle), accessoires présents et de qualité, etc…
• Qualité des poses : travail sur l’expression faciale, le langage corporel et une retranscription cohérente du personnage, diversité des poses et expressions dans le portfolio, etc…
• Qualité des perruques et des maquillages ( une seule note pour les deux ) : maquillage adapté à un shooting et à son personnage, perruque stylisée et à sa taille, correctement posée et fixée, accessoire bien en place, etc…

Pour les photographes, les critères sont les suivants :

• Edition de l’image : suppression des éléments qui ne devraient pas être présents sur la photo, qualité des effets ajoutés, qualité de la retouche de la peau et cheveux, etc…
• Lumières / Ambiance : Technique maîtrisée de l’éclairage (flash comme lumière naturelle) et cohérente avec l’univers du personnage et retouche colorimétrique adaptée, etc…
• Composition + Mise en valeur ( une seule note pour les deux ) : est-ce que la composition de l’image permet de mettre en valeur les lieux et les cosplayers, est-ce que les angles de vue sont flatteurs pour les cosplayeurs, diversité des cadrages, etc…

À noter que des points bonus sont attribués aux personnes qui remplissent le formulaire entier et font la mention des crédits dans la description des photos.

En cas d’égalité de note, une préférence se fera pour la ou les personnes n’ayant pas participé à Focus Cosplay par le passé.

5. Carte et lieux de shooting

a. Lieux publics : mise à disposition d’une liste de lieux intéressants et accessibles sans surveillance de la part de l’organisation. Les horaires fournis seront donnés à titre indicatif (sauf exception). L’accès à ces lieux est libre et il est attendu de votre part respect, propreté et bienséance. 

b. Lieux privés : l’organisation vous facilite l’accès à des lieux qui vous seront accessibles sur présentation des badges pendant l’événement. Seuls les participants (cosplayers et photographes) ainsi que les assistants déclarés seront autorisés sur les photoshootings. Ces lieux sont accessibles à des jours et horaires définis et le plus grand respect de ces derniers vous est demandé. Il est interdit de contacter les propriétaires de ces lieux pour demander des modifications ou faveurs concernant ces ouvertures.

c. Outils mis à disposition :

1. 1. 1. Une carte interactive sera à disposition, vous permettant de préparer en amont vos journées.
      2. Un site internet pour présenter les lieux via des fiches détaillées (horaires, tarifs, adresse,etc.), un module de réservation, visibilité des créneaux.

d. Coût potentiels : certains lieux pourront vous demander des frais d’entrées supplémentaires. Toutes les informations seront disponibles sur les fiches lieux détaillées.

e. Réservations : certains lieux demanderont une réservation au préalable, obligatoire ou non. Si la réservation n’est pas obligatoire, la priorité sera donnée dans tous les cas aux personnes qui auront fait la réservation. Les bénévoles surveillant les lieux auront le planning pour veiller à ce que celui-ci soit respecté.

 

Pour tous lieux privés non affichés dans la liste, vous n’avez pas l’autorisation de shooter dans ces lieux. Si vous avez une demande précise, merci de contacter l’organisation et non les propriétaires qui ont déjà été sollicités. 

 

Dans tous les cas, merci de respecter les propriétaires des lieux et le travail des organisateurs. C’est notre responsabilité et crédibilité que vous engagez avec votre comportement. Si vous souhaitez continuer à jouir de ces lieux pour les éditions suivantes, il est important d’avoir un comportement irréprochable. 

Responsabilité : en aucun cas, l’organisation ne pourra se tenir responsable des dégâts causés par les participants, ou tierce partie. Les participants doivent respecter la loi française, ainsi que les différents règlements des structures dans lesquels ils pourront être accueillis.

 

6. Cosplayers

Dans le cadre de l’événement et pour la bienséance de celui-ci, les cosplayeurs s’engagent : 

a. A se présenter en Solo ou en Duo lors de la sélection

1. 1. En solo, le cosplayer s’engage à régler les 32€ de frais d’inscription et pourra avoir jusqu’à 3 assistants. Ces frais ne seront pas remboursables en cas de désistement. 
      
   2. Les cosplayeurs en duo n’auront que la possibilité de faire des shootings en duo, devront rester ensemble et ne pas booker de photographes séparément. Les photos solos ne devront représenter qu’une minorité des productions faites pendant l’évènement. Attention, c’est le duo dans son ensemble qui sera jugé lors de la sélection et non les éléments individuels. Chacun des membres du Duo devra payer les frais d’inscriptions de 32€ et le duo ne pourra avoir que 4 assistants maximum. Ces frais ne seront pas remboursables en cas de désistement.

b. A venir en cosplay et respecter les cosplays convenus avec les photographes

c. A porter une tenue décente en dehors des lieux de photoshooting (c’est la loi française)

d. A ne pas faire de photoshooting nu.e, ‘lewd’, érotique ou pornographique. La sanction sera immédiate et l’expulsion sera définitive.

e. De manière générale, aucun comportement inconvenant ne sera toléré.

f. A ne pas faire de maquillage visant à reproduire la carnation d’un autre groupe ethnique que celui du cosplayer

g. A ne pas dégrader les lieux et les rendre dans l’état dans lequel ils étaient avant de venir 

h. A respecter les horaires convenus avec les photographes et de prévenir le photographe en cas de retard 

i. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les cosplayeurs s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion libre d’accès 

j. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement est acceptée et doit être réalisée en accord avec les photographes et les organisateurs. Ces prints ne doivent pas relever d’un caractère exclusif au print, mais être disponibles autrement sur les plateformes sociales libres d’accès. Attention, certains lieux n’autorisent pas l’utilisation commerciale de leur image, merci de se référer aux fiches de lieux pour en être certains. 

k. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay et utiliser les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay26 . Afin de garantir un repartage sur le compte de Focus, il est vivement recommandé de faire des posts collaboratifs.

Nous rappelons qu’il est interdit aux cosplayers de prendre eux même des photos (hors backstage, selfie et vlog) et d’organiser des photoshootings avec des photographes ne faisant pas partie de la sélection officielle sous peine de se voir expulsés/bannis.

Dans le cadre de la participation à l’événement, vous acceptez d’apparaître dans les vidéos et autres posts réalisés par l’organisation sur les réseaux sociaux.

De la même manière, vous acceptez que le contenu produit pendant l’événement soit repartagé sur les réseaux sociaux de l’organisation. Pour toute autre diffusion de votre image, une demande spécifique vous sera faite. 

Une décharge et un formulaire devront être signés par les cosplayers et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

 

7. Photographes

Dans le cadre de l’événement et pour la bienséance de celui-ci, les photographes s’engagent à :

a. Se présenter en Solo ou en Duo lors de la sélection

1. 1. En solo, le photographe s’engage à régler les 32€ de frais d’inscription et pourra avoir jusqu’à 3 assistants. Ses frais ne seront pas remboursables en cas de désistement. 
   2. Les photographes en duo n’auront que la possibilité de faire des shootings en duo, devront rester ensemble et ne pas booker de photographes séparément. Les photos solos ne devront représenter qu’une minorité des productions faites pendant l’évènement. Attention, c’est le duo dans son ensemble qui sera jugé lors de la sélection et non les éléments individuels. Chacun des membres du Duo devra payer les frais d’inscriptions de 32€ et le duo ne pourra avoir que 4 assistants maximum. Ses frais ne seront pas remboursables en cas de désistement. 

b. Ne pas prendre des photos sur le vif, sans consentement de la part du sujet.

c. Ne pas réaliser de photoshooting de nu, lewd, erotique ou pornographique. La sanction sera immédiate et l’expulsion sera définitive.

d. Toujours demander un accord avant un contact physique avec les participants.

e. Ne pas dégrader les lieux et les tenir propres comme ils étaient avant de venir. 

f. Respecter les horaires convenus avec les cosplayers et prévenir en cas de retard. 

g. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les photographes s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion. 

h. De la même manière, les photoshooting ne devront pas être rémunérés.

i. A présenter son travail au cosplayer concerné une fois le traitement terminé, avant une quelconque diffusion. 

j. A envoyer son travail terminé aux membres de l’organisation en HD.

k. Dans le cadre d’un respect à la fois pour les lieux et pour les cosplayers, l’utilisation de l’IA générative doit être utilisée avec parcimonie et ne doit pas porter atteinte à l’image de ces derniers.

l. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement doit être réalisée en accord avec les cosplayers et les organisateurs. Ces prints ne doivent pas relever d’un caractère exclusif au print, mais être disponibles autrement sur les plateformes sociales libres d’accès. Attention, certains lieux n’autorisent pas l’utilisation commerciale de leur image, merci de se référer aux fiches de lieux pour en être certains.

m. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay et utiliser les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay26 . Afin de garantir un repartage sur le compte de Focus, il est vivement recommandé de faire des posts collaboratifs.

Afin que les photos gardent un contexte qui soit lié à l’évènement, nous demandons aux photographes de traiter les photos dans un délai raisonnable. Néanmoins, nous comprenons qu’il est nécessaire de prendre le temps requis pour obtenir le résultat souhaité. Pour cela les photographes s’engagent à rendre l’intégralité des photos dans un délai de 6 mois. 

L’usage de fumigène est autorisé seulement dans les espaces extérieurs autorisés par l’organisation. Nous demanderons aux photographes de nous prévenir lors de l’utilisation de fumigènes blancs d’une durée de plus de 20 secondes au moins 2h avant ( le mieux étant de nous prévenir le matin ou même au début du weekend ), afin de prévenir les autorités locales/les secours. L’utilisation des fumigènes doit être encadrée par la présence d’un extincteur ( ABC ) sur place prêt à l’emploi et qui doit être apporté par le photographe. L’usage des fumigènes est sous la responsabilité du photographe/assistant(s) et toutes les précautions et protections devront être utilisées (comme porter des gants lors de l’usage du fumigène…). Les fumigènes une fois consommés ne devront pas être laissés sur place.

A propos de l’utilisation d’effets pyrotechniques, seuls ceux réalisés par le professionnel “Playing with fire” seront autorisés dans le ou les lieux qui lui seront attribués. il n’est en aucun cas autorisé de réaliser par vous même ces effets, pour des raisons évidentes de sécurités et de loi française.

L’organisation se réserve le droit de diffuser les œuvres réalisées pendant l’événement dans le cadre promotionnel de l’événement sur les réseaux sociaux et le site web Focus Cosplay. Dans tous les cas, le photographe conserve les droits d’auteur et la propriété de ses œuvres.

Pour toute autre utilisation des œuvres réalisées pendant l’événement, une demande spécifique vous sera adressée. 

Une décharge et un formulaire devront être signés par les photographes et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

 

8. Assistants

a. Chaque participant a droit à trois assistants.
S’il souhaite un assistant supplémentaire pour des raisons personnelles, il peut en faire la demande auprès de l’organisation. L’enregistrement des assistants se fera à partir du 07 Juin. Chaque assistant devra régler des frais de participation à hauteur de 32€. Ses frais ne seront pas remboursables en cas de désistement. 

b. Un formulaire d’inscription des assistants vous sera envoyé à partir du 07 Juin. Celui-ci devra comporter toutes les informations nécessaires à l’inscription.

c. Une décharge et un formulaire devront être signés par les assistants et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

d. L’assistant est là pour accompagner et aider son participant (photographes ou cosplayers). Il est tenu de rester aux côtés du cosplayer ou du photographe pour l’assister sur ses shootings.

e. Les assistants pourront servir de “silhouettes” pour la prise de vue. Ils pourront notamment porter des tenues simples pour apparaître sur les photos. En aucun cas, ils ne pourront être l’élément principal de la photo, ni être seuls sur celles-ci et dans la mesure du possible, nous souhaitons que leur visage soit le moins présent sur les photos. Nous citerons par exemple la possibilité de devenir un zombie, un corps au sol ou encore un.e petit.e ami.e afin d’apparaître entièrement ou en partie seulement sur la photo (jambe, bras, etc…). Si vous avez le moindre doute, n’hésitez pas à questionner le staff en présentant votre projet.

f. La prise de photo de type coulisse (backstage) par les assistants reste autorisée et vivement encouragée.

 

9. TOUS les participants

Les participants désignent l’ensemble des photographes, cosplayeurs et assistants qui participent à l’événement.

a. Les participants doivent être majeurs au moment de l’inscription (+18 ans).

b. Les participants doivent respecter les règles des lieux et ne doivent en aucun cas dégrader les lieux. Aucun déchet ne devra être laissé sur place. 

c. Les participants doivent respecter la loi en vigueur et se doivent d’avoir un comportement et une tenue décente en public. 

d. L’organisation se tient à l’écoute de tout comportement jugé anormal subi de la part d’un autre participant ou toute personne. Les bénévoles sur place sont à votre écoute et les coordonnées d’une personne référente sera à disposition sur le Discord pour toute intervention nécessaire.

e. Dans le cadre associatif et bénévole de l’événement, aucune rémunération ne doit être demandée entre les participants, seule une participation aux frais nécessaires pour le photoshooting prévu pourra être demandée. Cela inclut le prix d’entrée à certains lieux s’ils sont payants, l’achat de matériels supplémentaire type consommable (fumigènes, etc… ). Les frais de déplacement vers l’événement ou d’hébergement ne rentrent pas dans ce cadre. 

f. Toute personne qui ne respecte pas le règlement ci-présent se verra sanctionnée, sanction allant de l’avertissement au bannissement. Les bénévoles sont formés à identifier toute tentative de fraude/tricherie dudit règlement et la sanction sera décidée immédiatement de manière collégiale par plusieurs membres de l’organisation. Tout non-respect de ce règlement peut mettre en péril l’événement et ses futures éditions, il est de votre devoir de le respecter. Si vous avez le moindre doute, n’hésitez pas à contacter l’organisation.

g. En cas d’expulsion, le participant (photographe, cosplayer ou assistant) se verra retirer son badge et ne pourra pas continuer à participer à l’événement. En cas de bannissement, le participant (photographe, cosplayer ou assistant) ne pourra être sélectionné ou même assister un sélectionné les années suivantes.

Pour une meilleur compréhension des règles, voici des exemples concrets d’interdiction (NON EXHAUSTIF)

• Monter dans les arbres.
• Rentrer dans des lieux pas encore ouverts (ouvrir des barrières/portails par exemple).
• Monter sur des parties fragiles des lieux.
• Aller dans l’eau lorsque ce n’est pas autorisé. 
• Déplacer du mobilier / des objets sans demander l’autorisation.
• Contacter les lieux ou les propriétaires en direct.
• Ne pas demander si doute il y a sur une tenue qui pourrait ne pas respecter le règlement. 
• Faire des effets pyrotechniques en dehors des professionnels présents pour l’évènement.

 

10. RGPD

a. Dans le cadre de la sélection, un certain nombre de données personnelles seront collectées lors de la saisie de celles-ci dans le formulaire. Ces dernières ne seront utilisées que dans le cadre de l’événement et de ses potentielles reconductions les années suivantes. L’email du participant ne sera utilisé que pour des communications officielles importantes. 

b. Aucune donnée basée sur les technologies d’observation de l’activité des personnes ne sera ni récoltée ni traitée. 

c. Aucune donnée personnelle ne sera récupérée auprès de sociétés tierces ou partenaires. 

d. Aucune donnée ne sera vendue ou échangée avec des sociétés tierces ou partenaires. 

e. A tout moment, il est possible aux participants d’envoyer un mail à admin@focuscosplay.fr pour demander la suppression intégrale des données les concernant. 

 

Le remplissage du formulaire d’inscription vaut pour acceptation du présent règlement pour l’édition 2026.

Pour toute question relative au présent règlement merci de contacter l’organisation à contact@focuscosplay.fr