Règlement

 

 

1. présentation de l’événement

Focus Cosplay est un event Photographie Cosplay privé, accessible uniquement après sélection. C’est un événement à but non lucratif, mais dont l’entrée est payante afin de couvrir les frais d’organisation.

L’événement se déroulera du 08 après midi au 10 septembre 2023 à “La ferme intention”, appartenant au Camping Grand Cerf à Gimouille, près de Nevers et dans ses environs. Pour cette seconde édition, l’événement sera limité à un nombre d’environ 110 participants, cosplayeurs et photographes tous confondus.

 

2. Calendrier

a. Mercredi 26 Avril : Annonce de la seconde édition sur les réseaux sociaux

b. Vendredi 19 Mai : Ouverture des candidatures via un formulaire en ligne sur le site web de l’événement

c. Lundi 12 Juin : Fermeture des candidatures

d. Jeudi 29 Juin : Annonce de la sélection des participants 2023. Chacune des candidatures sera examinée par les organisateurs selon des critères qui resteront à la discrétion de l’organisation. Un mail sera envoyé à tous les sélectionnés pour leur annoncer la bonne nouvelle et leur indiquer la procédure à suivre pour régler les frais d’inscription de 30€ afin de confirmer leur présence.

e. Mercredi 12 Juillet : Date limite de la confirmation des participants pour valider leur présence. Attention passé cette date, toute personne n’ayant pas réglé ses frais d’inscription sera considéré comme non présent à l’événement et leur place sera proposée à d’autres candidats.

f. Mardi 18 Juillet : annonce des participants sur le site officiel et invitation de ceux-ci aux groupes de discussion discord qui leur permettront de plus facilement recevoir les informations officielles de l’événement et d’échanger avec les autres participants afin d’organiser leurs journées de photoshooting.

g. Mercredi 31 Juillet : Après la validation des participants, un formulaire d’inscription des assistants leur sera envoyé et ils auront jusqu’à la date mentionnée pour enregistrer leurs assistants. Les frais de participation des assistants seront alors demandés en même temps, d’un montant de 30€ par assistant. Deux assistants par personne seront possibles.

h. Mardi 15 août : Fermeture des inscriptions des assistants

 

3. Programme de l’événement

a. Vendredi 8 Septembre : 

1. 1.        1. 10h : Ouverture du point d’informations pour enregistrement et récupération des badges
   2.        2. 14h : Ouverture des lieux sous surveillance (il sera possible de shooter seulement dans les lieux publics sans surveillance le vendredi matin, infos disponibles dans les fiches de lieux)

b. Samedi 9 Septembre :

1. 1. 1. 9h : Ouverture du point d’informations
      2. 13h : Photo de groupe (Obligatoire)
      3. 19h : Fermeture du point d’informations
      4. 20h : Soirée à la “La ferme intention”, plus d’informations à venir

c. Dimanche 10 Septembre :

1. 1. 1. 9h : Ouverture du point d’informations
      2. 19h : Fermeture du point d’informations

 

4. Focus Cosplay

Dans le cadre de l’événement, l’organisation vous facilite l’accès à des lieux qui vous seront accessibles sur présentation des badges pendant l’événement. Certains lieux seront publics et pourront être ouverts aux visiteurs, d’autres lieux seront privés et pourront être à accès exclusifs ou non pour l’évènement. Seuls les participants (cosplayers et photographes) ainsi que les assistants déclarés seront autorisés sur les photoshooting. Une carte interactive sera à disposition, vous permettant de préparer en amont vos journées. Certains lieux pourront vous demander des frais d’entrées supplémentaires.  

Responsabilité : en aucun cas, l’organisation ne pourra se tenir responsable des dégâts causés par les participants, ou tierce partie. Les participants doivent respecter la loi française, ainsi que les différents règlements des structures dans lesquels ils pourront être accueillis.

 

5. Cosplayers

Dans le cadre de l’événement et pour la bienséance de celui-ci, les cosplayeurs s’engagent : 

a. A se présenter en Solo ou en Duo lors de la sélection. Les cosplayeurs en duo n’auront que la possibilité de faire des shootings en duo, devront rester ensemble et ne pas booker de photographes séparément. Pour les duos, les photos solos ne devront représenter qu’une minorité des productions faites pendant l’évènement. Attention, c’est le duo dans son ensemble qui sera jugé lors de la sélection et non les éléments individuels. Chacun des membres du Duo devra payer les frais d’inscriptions de 30€ et le duo ne pourra avoir que 2 assistants maximum.

b. A venir en cosplay et respecter les cosplays convenus avec les photographes

c. A porter une tenue décente en dehors des lieux de photoshooting (c’est la loi française)

d. A ne pas faire de photoshooting nu.e, ‘lewd’, érotique ou pornographique. Cette année, la sanction sera immédiate et l’expulsion sera définitive. C’est la bonne relation que nous entretenons avec les gérants des lieux que vous mettez en péril en agissant ainsi.

e. De manière générale, aucun comportement inconvenant ne sera toléré 

f. A ne pas faire de maquillage visant à reproduire la carnation d’un autre groupe ethnique que celui du cosplayer

g. A ne pas dégrader les lieux et les rendre dans l’état dans lequel ils étaient avant de venir 

h. A respecter les horaires convenus avec les photographes et de prévenir le photographe en cas de retard 

i. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les cosplayeurs s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion libre d’accès 

j. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement est acceptée et doit être réalisée en accord avec les photographes. Ces prints ne doivent pas relever d’un caractère exclusif au print, mais être disponibles autrement sur les plateformes sociales libres d’accès. 

k. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay et utiliser les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay23

Nous rappelons qu’il est interdit aux cosplayers de prendre eux même des photos (hors backstage, selfie et vlog) et d’organiser des photoshootings avec des photographes ne faisant pas partie de la sélection officielle sous peine de se voir expulsé/banni.

Dans le cadre de la participation à l’événement, vous acceptez d’apparaître dans les vidéos et autres posts réalisés par l’organisation sur les réseaux sociaux.

De la même manière, vous acceptez que le contenu produit pendant l’événement soit repartagé sur les réseaux sociaux de l’organisation. Pour toute autre diffusion de votre image, une demande spécifique vous sera faite. 

Une décharge et un formulaire devront être signés par les cosplayers et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

 

6. Photographes

 

Cette année, les photographes pourront venir en solo ou en duo comme les cosplayeurs. De la même manière, il s’engage à rester ensemble et à shooter les mêmes participants cosplayers. Chacun des membres du Duo devra payer les frais d’inscriptions de 30€ et le duo ne pourra avoir que 2 assistants maximum.

Lors de l’événement, le plus important est que tous les participants se sentent à l’aise. Dans ce cadre, aucun écart ne sera toléré :

a. Interdiction de prendre des photos sur le vif, sans consentement de la part du sujet.

b. Interdiction de réaliser des photoshooting de nu, lewd, erotique ou pornographique. Cette année, la sanction sera immédiate et l’expulsion sera définitive. C’est la bonne relation que nous entretenons avec les gérants des lieux que vous mettez en péril en agissant ainsi.

c. Dans la mesure du possible, toujours demander un accord avant un contact physique avec les participants.

d. Ne pas dégrader les lieux et les tenir propres comme ils étaient avant de venir. 

e. Respecter les horaires convenus avec les cosplayers et prévenir en cas de retard. 

f. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les photographes s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion. 

g. De la même manière, les photoshooting ne devront pas être rémunérés.

h. Le photographe s’engage à présenter son travail au cosplayer concerné une fois le traitement terminé, avant une quelconque diffusion. 

i. Le photographe s’engage à envoyer son travail terminé aux membres de l’organisation en HD.

j. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement doit être réalisée en accord avec les cosplayers et les organisateurs. 

k. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay et utiliser les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay23

Afin que les photos gardent un contexte qui soit lié à l’évènement, nous demandons aux photographes de traiter les photos dans un délai raisonnable. Néanmoins, nous comprenons qu’il est nécessaire de prendre le temps requis pour obtenir le résultat souhaité. Pour cela les photographes s’engagent à rendre l’intégralité des photos dans un délai de 6 mois. 

L’usage de fumigène est autorisé seulement dans les espaces extérieurs autorisés par l’organisation. Nous demanderons aux photographes de nous prévenir lors de l’utilisation de fumigènes blancs d’une durée de plus de 20 secondes au moins 2h avant ( le mieux étant de nous prévenir le matin ou même au début du weekend ), afin de prévenir les autorités locales/les secours. L’utilisation des fumigènes doit être encadrée par la présence d’un extincteur ( ABC ) sur place prêt à l’emploi et qui doit être apporté par le photographe. L’usage des fumigènes est sous la responsabilité du photographe/assistant(s) et toutes les précautions et protections devront être utilisées (comme porter des gants lors de l’usage du fumigène…). Les fumigènes une fois consommés ne devront pas être laissés sur place.

Les photographes s’engagent à fournir les photos/vidéos en HD si l’organisation le demande. Dans tous les cas, le photographe conserve les droits d’auteur et la propriété de ses œuvres. Néanmoins l’organisation se réserve le droit de diffuser les œuvres réalisées pendant l’événement dans le cadre promotionnel de l’événement sur les réseaux sociaux et le site web Focus Cosplay.

Pour toute autre utilisation des œuvres réalisées pendant l’événement, une demande spécifique vous sera adressée. 

Une décharge et un formulaire devront être signés par les photographes et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

 

7. Assistants

a. Chaque participant a droit à deux assistants. L’enregistrement des assistants se fera à partir du 31 juillet. Chaque assistant devra régler des frais de participation à hauteur de 30€.

b. Un envoi de mail d’enregistrement des assistants vous sera demandé dans un second temps, après la validation des participants. Celui-ci devra comporter toutes les informations nécessaires à l’inscription. 

c. Une décharge et un formulaire devront être signés par les assistants et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

d. Les assistants sont là pour accompagner et aider les sélectionnés. (photographes ou cosplayers). Dorénavant les assistants pourront servir de “silhouettes” pour la prise de vue. Ils pourront notamment porter des tenues simples pour apparaître sur les photos. En aucun cas ils ne pourront être l’élément principal de la photo ni être seuls sur celles-ci et dans la mesure du possible, nous souhaitons que leur visage soit le moins présent sur les photos. Nous citerons par exemple la possibilité de devenir un zombie, un corps au sol ou encore un ou une petit ami afin d’apparaître entièrement ou en partie seulement sur la photo (jambe, bras, etc…). Si vous avez le moindre doute n’hésitez pas à questionner le staff en présentant votre projet.

e. La prise de photo de type coulisse (backstage) par les assistants reste autorisée et vivement encouragée.

 

8. TOUS les participants

Les participants désignent l’ensemble des photographes, cosplayeurs et assistants qui participent à l’événement.

a. Les participants doivent être majeurs au moment de l’inscription (+18 ans).

b. Les participants doivent respecter les règles des lieux et ne doivent en aucun cas dégrader les lieux. Aucun déchets ne devra être laissé sur place. 

c. Les participants doivent respecter la loi en vigueur et se doivent d’avoir un comportement et une tenue décente en public. 

d. Dans le cadre associatif et bénévole de l’événement, aucune rémunération ne doit être demandée entre les participants, seule une participation aux frais nécessaires pour le photoshooting prévu pourra être demandée. Cela inclut le prix d’entrée à certains lieux s’ils sont payants, l’achat de matériels supplémentaire type consommable (fumigènes, etc… ). Les frais de déplacement vers l’événement ou d’hébergement ne rentrent pas dans ce cadre. 

e. Toute personne qui ne respecte pas le règlement ci-présent se verra sanctionnée, sanction allant de l’avertissement au bannissement. Les bénévoles sont formés à identifier toute tentative de fraude/tricherie dudit règlement et la sanction sera décidée immédiatement de manière collégiale par plusieurs membres de l’organisation. Tout non-respect de ce règlement peut mettre en péril l’événement et ses futures éditions, il est de votre devoir de le respecter. Si vous avez le moindre doute, n’hésitez pas à contacter l’organisation.

f. En cas d’expulsion, le participant se verra retirer son badge et ne pourra pas continuer à participer à l’événement. En cas de bannissement, le participant ne pourra être sélectionné ou même assister un sélectionné les années suivantes. 

 

9. RGPD

a. Dans le cadre de la sélection, un certain nombre de données personnelles seront collectées lors de la saisie de celles-ci dans le formulaire. Celles-ci ne seront utilisées que dans le cadre de l’événement et de ces potentielles reconductions les années suivantes. L’email du participant ne sera utilisé que pour des communications officielles importantes. 

b. Aucune donnée basée sur les technologies d’observation de l’activité des personnes ne sera ni récoltée ni traitée. 

c. Aucune donnée personnelle ne sera récupérée auprès de sociétés tierces ou partenaires. 

d. Aucune donnée ne sera vendue ou échangée avec des sociétés tierces ou partenaires. 

e. A tout moment, il est possible aux participants d’envoyer un mail à contact@focuscosplay.fr pour demander la suppression intégrale des données les concernant. 

 

Le remplissage du formulaire d’inscription vaut pour acceptation du présent règlement pour l’édition 2023.