Règlement

1. Présentation de l’événement

Avant toute chose, nous tenons à remercier Cuffy, Nevers et tous les sites qui accueillent les participants sans qui cet événement serait impossible. Nous tenons aussi à remercier chaleureusement Sadalsund et ses proches pour la mise à disposition de la Tour de Cuffy. 

Focus Cosplay est un event Photographie Cosplay privé, accessible uniquement après sélection. C’est un événement à but non lucratif, mais dont l’entrée est payante afin de couvrir les frais d’organisation.

L’événement se déroulera le 01 et 02 octobre 2022 à la Tour de Cuffy près de Nevers et dans ses environs. Pour cette première édition, l’événement sera limité à un nombre d’environ 55 participants cosplayeurs et photographes tous confondus.

2. Calendrier

a. Vendredi 3 Juin : Annonce de l’événement via l’ouverture du site web et sur les réseaux sociaux. 

b. Jeudi 16 Juin : Ouverture des candidatures via un formulaire en ligne sur le site web de l’événement.

c. Mardi 5 Juillet : Fermeture des candidatures.

d. Vendredi 15 Juillet : Annonce de la sélection des participants 2022, chacunes des candidatures seront examinées par les organisateurs selon des critères qui resteront à la discrétion de l’organisation. Un mail sera envoyé à tous les sélectionnés pour leur annoncer la bonne nouvelle et leur indiquer la procédure à suivre pour régler les frais d’inscription de 20€ afin de confirmer leur présence.

e. Vendredi 31 Juillet : Date limite de la confirmation des participants pour valider leur présence. Attention passé cette date, toute personne n’ayant pas réglé ses frais d’inscription sera considéré comme non présent à l’événement et leur place sera proposée à d’autres candidats. 

f. Mercredi 10 août : annonce des participants sur le site officiel et invitation de ceux-ci aux groupes de discussion (Facebook et/ou discord) qui leur permettront de plus facilement recevoir les informations officielles de l’événement et d’échanger avec les autres participants afin d’organiser leur journée de photoshooting.

g. Mercredi 31 août : Après la validation des participants, un formulaire d’inscription des assistants leur sera envoyé et ils auront jusqu’à la date mentionnée pour enregistrer leur assistant, les frais de participation des assistants seront alors demandés en même temps, d’un montant de 20€. Un seul assistant par personne sera possible.

3. Programme de l’événement

a. Vendredi 30 Septembre : 

1. 1. 1. 16h : ouverture du point d’informations pour enregistrement et récupération des badges

b. Samedi 01 Octobre :

1. 1. 1. 9h : Ouverture du point d’informations
      2. 19h : Fermeture du point d’informations
      3. 20h : Soirée au château de Cuffy, plus d’informations à venir

c. Dimanche 02 Octobre :

1. 1. 1. 9h : Ouverture du point d’informations
      2. 13h : Photo de groupe (Obligatoire)
      3. 19h : Fermeture du point d’informations

4. Focus Cosplay

Dans le cadre de l’événement, l’organisation vous facilite l’accès à des lieux qui vous seront accessibles sur présentation des badges pendant l’événement. Certains lieux seront publics et pourront être ouverts aux visiteurs, d’autres lieux seront privés et pourront être à accès exclusifs ou non pour l’évènement. Seuls les participants (cosplayers et photographes) ainsi que les assistants déclarés seront autorisés sur les photoshooting. Une carte interactive sera à disposition, vous permettant de préparer en amont vos journées. Certains lieux pourront vous demander des frais d’entrées supplémentaires.  

Responsabilité : en aucun cas, l’organisation ne pourra se tenir responsable des dégâts causés par les participants, ou tierce partie. Les participants doivent respecter la loi française, ainsi que les différents règlements des structures dans lesquels ils pourront être accueillis.

5. Cosplayers

Dans le cadre de l’événement et pour la bienséance de celui-ci, les cosplayeurs s’engagent : 

a. A venir en cosplay et respecter les cosplays convenus avec les photographes

b. A porter une tenue décente en dehors des lieux de photoshooting (c’est la loi française)

c. A ne pas faire de photoshooting de nu, ‘lewd’, érotique ou pornographique

d. De manière générale, aucun comportement inconvenant ne sera toléré 

e. A ne pas faire de maquillage visant à reproduire la carnation d’un autre groupe ethnique que celui du cosplayer

f. A ne pas dégrader les lieux et les rendre dans l’état dans lequel ils étaient avant de venir 

g. A respecter les horaires convenus avec les photographes et de prévenir le photographe en cas de retard 

h. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les cosplayeurs s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion libre d’accès 

i. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement est acceptée et doit être réalisée en accord avec les photographes. Ces prints ne doivent pas relever d’un caractère exclusif au print, mais être disponibles autrement sur les plateformes sociales libres d’accès. 

j. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay ainsi que les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay22

Nous rappelons qu’il est interdit aux cosplayers de prendre eux même des photos (hors backstage, selfie et vlog) et d’organiser des photoshootings avec des photographes ne faisant pas partie de la sélection officielle sous peine de se voir expulsé/banni.

Dans le cadre de la participation à l’événement, vous acceptez d’apparaître dans les vidéos et autres posts réalisés par l’organisation sur les réseaux sociaux.

De la même manière, vous acceptez que le contenu produit pendant l’événement soit repartagé sur les réseaux sociaux de l’organisation. Pour toute autre diffusion de votre image, une demande spécifique vous sera faite. 

Une décharge et un formulaire devront être signés par les cosplayers et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

 

6. Photographes

Lors de l’événement, le plus important est que tous les participants se sentent à l’aise. Dans ce cadre, aucun écart ne sera toléré :

a. Interdiction de prendre des photos sur le vif, sans consentement de la part du sujet.

b. Interdiction de réaliser des photoshooting de nu, lewd, erotique ou pornographique. 

c. Dans la mesure du possible, toujours demander un accord avant un contact physique avec les participants.

d. Ne pas dégrader les lieux et les tenir propres comme ils étaient avant de venir. 

e. Respecter les horaires convenus avec les cosplayers et prévenir en cas de retard. 

f. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les photographes s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion. 

g. De la même manière, les photoshooting ne devront pas être rémunérés.

h. Le photographe s’engage à présenter son travail au cosplayer concerné une fois le traitement terminé, avant une quelconque diffusion. 

i. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement doit être réalisée en accord avec les cosplayers et les organisateurs. 

j. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay ainsi que les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay22

Afin que les photos gardent un contexte qui soit lié à l’évènement, nous demandons aux photographes de traiter les photos dans un délai raisonnable. Néanmoins, nous comprenons qu’il est nécessaire de prendre le temps requis pour obtenir le résultat souhaité. Pour cela les photographes s’engagent à rendre l’intégralité des photos dans un délai de 6 mois. 

L’usage de fumigène est autorisé seulement dans les espaces extérieurs. Nous demanderons aux photographes de nous prévenir lors de l’utilisation de fumigènes Blancs d’une durée de plus de 20 secondes au moins 2h avant (le mieux étant de nous prévenir le matin ou même au début du weekend) afin de prévenir les autorités locales/les secours. L’utilisation des fumigènes doit être encadrée par la présence d’un extincteur (ABC) sur place prêt à l’emploi et qui doit être apporté par le photographe. L’usage des fumigènes est sous la responsabilité du photographe/assistant et toutes les précautions et protections devront être utilisées (comme porter des gants lors de l’usage du fumigène…). Les fumigènes une fois consommés ne devront pas être laissés sur place. 

Les photographes s’engagent à fournir les photos/vidéos en HD si l’organisation le demande. Dans tous les cas, le photographe conserve les droits d’auteur et la propriété de ses œuvres. Néanmoins l’organisation se réserve le droit de diffuser les œuvres réalisées pendant l’événement dans le cadre promotionnel de l’événement sur les réseaux sociaux et le site web Focus Cosplay.

Pour toute autre utilisation des œuvres réalisées pendant l’événement, une demande spécifique vous sera adressée. 

Une décharge et un formulaire devront être signés par les photographes et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

 

7. Assistants

a. Chaque participant a droit à UN SEUL assistant. L’enregistrement de l’assistant se fera à partir du 31 août. Chaque assistant devra régler des frais de participation à hauteur de 20€.

b. Un envoi de mail d’enregistrement des assistants vous sera demandé dans un second temps, après la validation des participants. Celui-ci devra comporter toutes les informations nécessaires à l’inscription. 

c. Une décharge et un formulaire devront être signés par les assistants et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement. 

d. Les assistants sont là pour accompagner et aider les sélectionnés (photographes ou cosplayers). Ils n’ont en aucun cas le droit de venir costumés ou de prendre des photos officielles. Néanmoins la prise de photo de type coulisse (backstage) est autorisée et vivement encouragée. 

 

8. TOUS les participants

Les participants désignent l’ensemble des photographes, cosplayeurs et assistants qui participent à l’événement.

a. Les participants doivent être majeurs au moment de l’inscription (+18 ans).

b. Les participants doivent respecter les règles des lieux et ne doivent en aucun cas dégrader les lieux. Aucun déchets ne devra être laissé sur place. 

c. Les participants doivent respecter la loi en vigueur et se doivent d’avoir un comportement et une tenue décente en public. 

d. Dans le cadre associatif et bénévole de l’événement, aucune rémunération ne doit être demandée entre les participants, seule une participation aux frais nécessaires pour le photoshooting prévu pourra être demandée. Cela inclut le prix d’entrée à certains lieux s’ils sont payants, l’achat de matériels supplémentaire type consommable (fumigènes, etc… ). Les frais de déplacement vers l’événement ou d’hébergement ne rentrent pas dans ce cadre. 

e. Toute personne qui ne respecte pas le règlement ci-présent se verra sanctionnée, allant de l’avertissement au bannissement. La sanction sera décidée de manière collégiale par plusieurs membres de l’organisation.

f. En cas d’expulsion, le participant se verra retirer son badge et ne pourra pas continuer à participer à l’événement. En cas de bannissement, le participant ne pourra être sélectionné ou même assister un sélectionné les années suivantes. 

 

9. RGPD

a. Dans le cadre de la sélection, un certain nombre de données personnelles seront collectées lors de la saisie de celles-ci dans le formulaire. Celles-ci ne seront utilisées que dans le cadre de l’événement et de ces potentielles reconductions les années suivantes. L’email du participant ne sera utilisé que pour des communications officielles importantes. 

b. Aucune donnée basée sur les technologies d’observation de l’activité des personnes ne sera ni récoltée ni traitée. 

c. Aucune donnée personnelle ne sera récupérée auprès de sociétés tierces ou partenaires. 

d. Aucune donnée ne sera vendue ou échangée avec des sociétés tierces ou partenaires. 

e. A tout moment, il est possible aux participants d’envoyer un mail à contact@focuscosplay.fr pour demander la suppression intégrale des données les concernant. 

 

Le remplissage du formulaire d’inscription vaut pour acceptation du présent règlement pour l’édition 2022.