Règlement
1. présentation de l’événement
Focus Cosplay est un event Photographie Cosplay privé, accessible uniquement après sélection. C’est un événement à but non lucratif, mais dont l’entrée est payante afin de couvrir les frais d’organisation.
L’événement se déroulera du 26 au 28 septembre 2025 au Centre socioculturel de Bléré – 26 rue des Déportés (37150 Bléré) – et environs. Pour cette quatrième édition, l’événement sera limité à un nombre d’environ 110 participants, cosplayeurs et photographes tous confondus.
2. Calendrier 2025
a. Dimanche 12 janvier : Annonce de la quatrième édition sur les réseaux sociaux
b. Mercredi 2 Avril : Ouverture des candidatures via un formulaire en ligne sur le site web de l’événement
c. Dimanche 11 Mai : Fermeture des candidatures
d. Vendredi 23 Mai : Annonce de la sélection des participants 2025. Chacune des candidatures sera examinée par un Comité de sélection selon des critères qui resteront à la discrétion de l’organisation. Un mail sera envoyé à tous les sélectionnés pour leur annoncer la bonne nouvelle et leur indiquer la procédure à suivre pour régler les frais d’inscription de 30€ afin de confirmer leur présence. Un lien discord vous sera fourni pour vous permettre plus facilement de recevoir les informations officielles de l’événement et d’échanger avec les autres participants afin d’organiser vos journées de photoshooting.
e. Samedi 7 Juin : Date limite de la confirmation des participants pour valider leur présence. Attention passé cette date, toute personne n’ayant pas réglé ses frais d’inscription sera considérée comme non présente à l’événement et leur place sera proposée à d’autres candidats.
f. Samedi 14 Juin : Après la validation des participants, un formulaire d’inscription des assistants leur sera envoyé et ils auront jusqu’à la date mentionnée pour enregistrer leurs assistants. Les frais de participation des assistants seront alors demandés en même temps, d’un montant de 30€ par assistant. Trois assistants par personne seront possibles.
g. Dimanche 17 Août : Fermeture des inscriptions des assistants, passé cette date limite, il vous faudra vous adresser à l’organisation pour toute requête exceptionnelle.
3. Programme de l’événement
a. Jeudi 25 Septembre :
- 16h : Ouverture du point d’information pour enregistrement et récupération des badges.
- 22h : Fermeture du point d’information
b. Vendredi 26 Septembre :
- 9h : Ouverture du point d’information pour enregistrement et récupération des badges.
- 9h : Ouverture des lieux sous surveillance (consulter les pages des lieux pour vérifier les horaires individuels)
c. Samedi 27 Septembre :
- 9h : Ouverture du point d’information
- 13h : Photo de groupe ( Obligatoire )
- 19h : Fermeture du point d’information
- 20h : Soirée au “Centre socioculturel de Bléré”, plus d’informations à venir
d. Dimanche 28 Septembre :
- 9h : Ouverture du point d’information
- 19h : Fermeture du point d’information
4. Carte et lieux de shooting
a. Lieux publics : mise à disposition d’une liste de lieux intéressants et accessibles sans surveillance de la part de l’organisation. Les horaires fournis seront donnés à titre indicatif (sauf exception). L’accès à ces lieux est libre et il est attendu de votre part respect, propreté et bienséance.
b. Lieux privés : l’organisation vous facilite l’accès à des lieux qui vous seront accessibles sur présentation des badges pendant l’événement. Seuls les participants (cosplayers et photographes) ainsi que les assistants déclarés seront autorisés sur les photoshootings. Ces lieux sont accessibles à des jours et horaires définis et le plus grand respect de ces derniers vous est demandé. Il est interdit de contacter les propriétaires de ces lieux pour demander des modifications ou faveurs concernant ces ouvertures.
c. Outils mis à disposition :
- Une carte interactive sera à disposition, vous permettant de préparer en amont vos journées
- Un site internet pour présenter les lieux via des fiches détaillées (horaires, tarifs, adresse,etc.), un module de réservation, visibilité des créneaux
d. Coût potentiels : certains lieux pourront vous demander des frais d’entrées supplémentaires. toutes les informations seront disponibles sur les fiches lieux détaillées
e. Réservations : certains lieux demanderont une réservation au préalable, obligatoire ou non. Si la réservation n’est pas obligatoire, la priorité sera donnée dans tous les cas aux personnes qui auront fait la réservation. Les bénévoles surveillant les lieux auront le planning pour veiller à ce que celui-ci soit respecté.
Pour tous lieux privés non affichés dans la liste, vous n’avez pas l’autorisation de shooter dans ces lieux. Si vous avez une demande précise, merci de contacter l’organisation et non les propriétaires qui ont déjà été sollicités.
Dans tous les cas, merci de respecter les propriétaires des lieux et le travail des organisateurs. C’est notre responsabilité et crédibilité que vous engagez avec votre comportement. Si vous souhaitez continuer à jouir de ces lieux pour les éditions suivantes, il est important d’avoir un comportement irréprochable.
Responsabilité : en aucun cas, l’organisation ne pourra se tenir responsable des dégâts causés par les participants, ou tierce partie. Les participants doivent respecter la loi française, ainsi que les différents règlements des structures dans lesquels ils pourront être accueillis.
5. Cosplayers
Dans le cadre de l’événement et pour la bienséance de celui-ci, les cosplayeurs s’engagent :
a. A se présenter en Solo ou en Duo lors de la sélection
- En solo, le cosplayer s’engage à régler les 30€ de frais d’inscription et pourra avoir jusqu’à 3 assistants
- Les cosplayeurs en duo n’auront que la possibilité de faire des shootings en duo, devront rester ensemble et ne pas booker de photographes séparément. Les photos solos ne devront représenter qu’une minorité des productions faites pendant l’évènement. Attention, c’est le duo dans son ensemble qui sera jugé lors de la sélection et non les éléments individuels. Chacun des membres du Duo devra payer les frais d’inscriptions de 30€ et le duo ne pourra avoir que 3 assistants maximum
b. A venir en cosplay et respecter les cosplays convenus avec les photographes
c. A porter une tenue décente en dehors des lieux de photoshooting (c’est la loi française)
d. A ne pas faire de photoshooting de nu, lewd, érotique ou pornographique. Cette année, la sanction sera immédiate et l’expulsion sera définitive. C’est la bonne relation que nous entretenons avec les gérants des lieux que vous mettez en péril en agissant ainsi.
e. De manière générale, aucun comportement inconvenant ne sera toléré
f. A ne pas faire de maquillage visant à reproduire la carnation d’un autre groupe ethnique que celui du cosplayer
g. A ne pas dégrader les lieux et les rendre dans l’état dans lequel ils étaient avant de venir
h. A respecter les horaires convenus avec les photographes et de prévenir le photographe en cas de retard
i. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les cosplayeurs s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion libre d’accès
j. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement est acceptée et doit être réalisée en accord avec les photographes. Ces prints ne doivent pas relever d’un caractère exclusif au print, mais être disponibles autrement sur les plateformes sociales libres d’accès.
k. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay et utiliser les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay25 Afin de garantir un repartage sur le compte de Focus, il est vivement recommandé de faire des posts collaboratifs.
Nous rappelons qu’il est interdit aux cosplayers de prendre eux même des photos (hors backstage, selfie et vlog) et d’organiser des photoshootings avec des photographes ne faisant pas partie de la sélection officielle sous peine de se voir expulsé/banni.
Dans le cadre de la participation à l’événement, vous acceptez d’apparaître dans les vidéos et autres posts réalisés par l’organisation sur les réseaux sociaux.
De la même manière, vous acceptez que le contenu produit pendant l’événement soit repartagé sur les réseaux sociaux de l’organisation. Pour toute autre diffusion de votre image, une demande spécifique vous sera faite.
Une décharge et un formulaire devront être signés par les cosplayers et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement.
6. Photographes
Dans le cadre de l’événement et pour la bienséance de celui-ci, les photographes s’engagent à :
a. Se présenter en Solo ou en Duo lors de la sélection
- En solo, le photographe s’engage à régler les 30€ de frais d’inscription et pourra avoir jusqu’à 3 assistants
- Les photographes en duo n’auront que la possibilité de faire des shootings en duo, devront rester ensemble et ne pas booker de photographes séparément. Les photos solos ne devront représenter qu’une minorité des productions faites pendant l’évènement. Attention, c’est le duo dans son ensemble qui sera jugé lors de la sélection et non les éléments individuels. Chacun des membres du Duo devra payer les frais d’inscriptions de 30€ et le duo ne pourra avoir que 4 assistants maximum
b. Ne pas prendre des photos sur le vif, sans consentement de la part du sujet.
c. Ne pas réaliser des photoshootings de nu, lewd, erotique ou pornographique. Cette année, la sanction sera immédiate et l’expulsion sera définitive. C’est la bonne relation que nous entretenons avec les gérants des lieux que vous mettez en péril en agissant ainsi.
d. Toujours, toujours demander un accord avant un contact physique avec les participants.
e. Ne pas dégrader les lieux et les tenir propres comme ils étaient avant de venir.
f. Respecter les horaires convenus avec les cosplayers et prévenir en cas de retard.
g. Au vu de l’aspect non lucratif de l’événement, les photographes s’engagent à diffuser le travail réalisé de manière gratuite sur les plateformes de diffusion.
h. De la même manière, les photoshooting ne devront pas être rémunérés.
i. A présenter son travail au cosplayer concerné une fois le traitement terminé, avant une quelconque diffusion.
j. A envoyer son travail terminé aux membres de l’organisation en HD.
k. La vente de prints issus du travail effectué pendant l’événement doit être réalisée en accord avec les cosplayers et les organisateurs.
l. A publier sur les réseaux sociaux les photos et vidéos produites sur l’événement avec le logo Focus Cosplay sur le contenu, ainsi qu’à identifier les pages Focus Cosplay et utiliser les hashtags suivant #FocusCosplay et #FocusCosplay25 Afin de garantir un repartage sur le compte de Focus, il est vivement recommandé de faire des posts collaboratifs.
Afin que les photos gardent un contexte qui soit lié à l’évènement, nous demandons aux photographes de traiter les photos dans un délai raisonnable. Néanmoins, nous comprenons qu’il est nécessaire de prendre le temps requis pour obtenir le résultat souhaité. Pour cela les photographes s’engagent à rendre l’intégralité des photos dans un délai de 6 mois.
L’usage de fumigène est autorisé seulement dans les espaces extérieurs autorisés par l’organisation. Nous demanderons aux photographes de nous prévenir lors de l’utilisation de fumigènes blancs d’une durée de plus de 20 secondes au moins 2h avant ( le mieux étant de nous prévenir le matin ou même au début du weekend ), afin de prévenir les autorités locales/les secours. L’utilisation des fumigènes doit être encadrée par la présence d’un extincteur ( ABC ) sur place prêt à l’emploi et qui doit être apporté par le photographe. L’usage des fumigènes est sous la responsabilité du photographe/assistant(s) et toutes les précautions et protections devront être utilisées (comme porter des gants lors de l’usage du fumigène…). Les fumigènes une fois consommés ne devront pas être laissés sur place.
A propos de l’utilisation d’effets pyrotechniques, seuls ceux réalisés par le professionnel “Playing with fire” seront autorisés dans le ou les lieux qui lui seront attribués. il n’est en aucun cas autorisé de réaliser par vous même ces effets, pour des raisons évidentes de sécurités et de loi française.
L’organisation se réserve le droit de diffuser les œuvres réalisées pendant l’événement dans le cadre promotionnel de l’événement sur les réseaux sociaux et le site web Focus Cosplay. Dans tous les cas, le photographe conserve les droits d’auteur et la propriété de ses œuvres.
Pour toute autre utilisation des œuvres réalisées pendant l’événement, une demande spécifique vous sera adressée.
Une décharge et un formulaire devront être signés par les photographes et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement.
7. Assistants
a. Chaque participant a droit à trois assistants s’il souhaite un assistant supplémentaire pour des raisons personnelles, il peut en faire la demande auprès de l’organisation. L’enregistrement des assistants se fera à partir du 14 juin. Chaque assistant devra régler des frais de participation à hauteur de 30€.
b. Un formulaire d’inscription des assistants vous sera envoyé à partir du 14 juin. Celui-ci devra comporter toutes les informations nécessaires à l’inscription.
c. Une décharge et un formulaire devront être signés par les assistants et rendus le jour de l’événement afin d’obtenir le badge qui donnera accès à l’événement.
d. L’assistant est là pour accompagner et aider son participant (photographes ou cosplayers). Il est tenu de rester aux côtés du cosplayer ou du photographe pour l’assister sur ses shootings.
e. Les assistants sont là pour accompagner et aider les sélectionnés. (photographes ou cosplayers). Dorénavant les assistants pourront servir de “silhouettes” pour la prise de vue. Ils pourront notamment porter des tenues simples pour apparaître sur les photos. En aucun cas ils ne pourront être l’élément principal de la photo ni être seuls sur celles-ci et dans la mesure du possible, nous souhaitons que leur visage soit le moins présent sur les photos. Nous citerons par exemple la possibilité de devenir un zombie, un corps au sol ou encore un ou une petit ami afin d’apparaître entièrement ou en partie seulement sur la photo (jambe, bras, etc…). Si vous avez le moindre doute n’hésitez pas à questionner le staff en présentant votre projet.
f. La prise de photo de type coulisse (backstage) par les assistants reste autorisée et vivement encouragée.
8. TOUS les participants
Les participants désignent l’ensemble des photographes, cosplayeurs et assistants qui participent à l’événement.
a. Les participants doivent être majeurs au moment de l’inscription (+18 ans).
b. Les participants doivent respecter les règles des lieux et ne doivent en aucun cas dégrader les lieux. Aucun déchets ne devra être laissé sur place.
c. Les participants doivent respecter la loi en vigueur et se doivent d’avoir un comportement et une tenue décente en public.
d. L’organisation se tient à l’écoute de tout comportement jugé anormal subi de la part d’un autre participant ou toute personne. Les bénévoles sur place sont à votre écoute et les coordonnées d’une personne référente sera à disposition sur le Discord pour toute intervention nécessaire.
e. Dans le cadre associatif et bénévole de l’événement, aucune rémunération ne doit être demandée entre les participants, seule une participation aux frais nécessaires pour le photoshooting prévu pourra être demandée. Cela inclut le prix d’entrée à certains lieux s’ils sont payants, l’achat de matériels supplémentaire type consommable (fumigènes, etc… ). Les frais de déplacement vers l’événement ou d’hébergement ne rentrent pas dans ce cadre.
f. Toute personne qui ne respecte pas le règlement ci-présent se verra sanctionnée, sanction allant de l’avertissement au bannissement. Les bénévoles sont formés à identifier toute tentative de fraude/tricherie dudit règlement et la sanction sera décidée immédiatement de manière collégiale par plusieurs membres de l’organisation. Tout non-respect de ce règlement peut mettre en péril l’événement et ses futures éditions, il est de votre devoir de le respecter. Si vous avez le moindre doute, n’hésitez pas à contacter l’organisation.
g. En cas d’expulsion, le participant (photographe, cosplayer ou assistant) se verra retirer son badge et ne pourra pas continuer à participer à l’événement. En cas de bannissement, le participant (photographe, cosplayer ou assistant) ne pourra être sélectionné ou même assister un sélectionné les années suivantes.
Pour une meilleur compréhension des regles, voici des exemples concrets d’interdiction (NON EXHAUSTIF)
- Monter dans les arbres.
- Rentrer dans des lieux pas encore ouvert (ouvrir des barrières/portails par exemple).
- Monter sur des parties fragiles des lieux.
- Aller dans l’eau lorsque ce n’est pas autorisé.
- Déplacer du mobilier / des objets sans demander l’autorisation.
- Contacter les lieux ou les propriétaires en direct.
- Ne pas demander si doute il y a sur une tenue qui pourrait ne pas respecter le règlement.
- Faire des effets pyrotechniques en dehors des professionnels présents pour l’évènement
9. RGPD
a. Dans le cadre de la sélection, un certain nombre de données personnelles seront collectées lors de la saisie de celles-ci dans le formulaire. Celles-ci ne seront utilisées que dans le cadre de l’événement et de ces potentielles reconductions les années suivantes. L’email du participant ne sera utilisé que pour des communications officielles importantes.
b. Aucune donnée basée sur les technologies d’observation de l’activité des personnes ne sera ni récoltée ni traitée.
c. Aucune donnée personnelle ne sera récupérée auprès de sociétés tierces ou partenaires.
d. Aucune donnée ne sera vendue ou échangée avec des sociétés tierces ou partenaires.
e. A tout moment, il est possible aux participants d’envoyer un mail à admin@focuscosplay.fr pour demander la suppression intégrale des données les concernant.
Le remplissage du formulaire d’inscription vaut pour acceptation du présent règlement pour l’édition 2025.
Le reglement est également disponible en téléchargement pdf si vous souhaitez le lire hors ligne.